ИНСТРУКЦИЯ по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных правительству Республики Беларусь

ИНСТРУКЦИЯ
по оформлению документов с использованием
компьютерных технологий в республиканских органах государственного
управления и иных государственных организациях, подчиненных
правительству Республики Беларусь

1. Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных организациях, подчиненных правительству Республики Беларусь (далее — настоящая Инструкция) устанавливает единый порядок оформления организационно-распорядительных документов (далее — документов) с использованием компьютерных технологий с учетом требований Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ 6.38 — 95) «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Комитета по стандартизации, метрологии к сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 20 октября 1995 г. № 11 «Об утверждении, введении в действие, изменении стандартов» (далее — СТБ 6.38 — 95).
2. Печатание и оформление документов в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных правительству Республики Беларусь осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:

   1.формат А4 (210 х 297 мм) — для, протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем — формат А 4 и формат А 5 (148 х 210 мм):

   • поля страницы: верхнее и нижнее — не менее 20 мм, левое — 30 мм, правое — 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого -до 8 мм (когда текст не вмещается);
   • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пунктов*. В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
   • межстрочный интервал: для формата А 4 — одинарный; в адресах, заголовках и подписях, а также для формата А5 — точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
   • первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
   • выравнивание по ширине и, как правило, без переносов слов (в таблицах выравнивание по необходимости, с переносом слов);
   • номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 — 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).

2.2. для тезисов выступлений:

• формат А4 (210×297 мм);
• поля страницы: верхнее и нижнее — не менее 20 мм, левое — 30 мм, правое — 10 мм;
• шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер
  16 пт (в заголовках — полужирный курсив подчеркнутый и полужирный
  курсив, размер 14 пт);
• межстрочный интервал полуторный (в заголовках — точно 12 пт);
• первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
• выравнивание по ширине, без разрыва абзацев на следующую страницу и без переносов слов;
• номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 -15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).

3. Реквизиты документа (за исключением текста), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения» отделяют друг от друга одним интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным интервалом.
   Например:

5. При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.
   Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 знаков (70 мм).
6. От границы левого поля (без отступа первой строки) печатают следующие реквизиты: «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ». Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать на 120 мм от левого поля документа.
7. Начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм.
8. Реквизит «Адресат» оформляется с отступом от левого поля 80 мм.
9. Реквизиты «Гриф утверждения» и «Гриф ограничения доступа к документу» оформляется с отступом от левого поля 100 мм; отметка о приложении к правовому акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с отступом от левого поля 140 мм.
10. Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» оформляется с отступом от левого поля 120 мм, на уровне последней строки наименования должности.
    При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.
11. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст — через межстрочный интервал точно 14 пт.
12. В случае оформления резолюций на отдельных листах соблюдаются следующие правила печатания их текста:

    1.для рефератки малого размера:

    • формат А6 (105 х 148 мм);
    • поля страницы: верхнее — не менее 10 мм, нижнее — не менее 10 мм, левое — не менее 12 мм, правое — не менее 8 мм;
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив;
    • межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);
    • первая строка в абзаце с отступом 10 мм;
    • выравнивание по ширине, с переносом слов;

10.2. для рефератки среднего размера:

• формат А5 (148 х 210 мм);
• поля страницы: верхнее — не менее 15 мм, нижнее — не менее 10 мм, левое — 20 мм, правое — не менее 8 мм;
• шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив
• межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);
• первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
• выравнивание по ширине, с переносом слов;

10.3. для рефератки большого размера:

• формат А4 (210 х 297 мм);
• поля страницы: верхнее — не менее 20 мм, нижнее — не менее 20 мм, левое — 30 мм, правое — 10 мм;
• шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 -15 пт, полужирный, полужирный курсив;
• межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается)
• первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
• выравнивание по ширине, с переносом слов.

13. Для таблиц, печатаемых на листах формата A3 (297 х 420 мм):
    • поля страницы: верхнее и нижнее — 20 мм, левое — 30 мм, правое -10 мм. Допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого — до 8 мм (когда текст не вмещается);
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт. Допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
    • межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
    • номер страницы в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 -15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт.

14. В нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы документа (за исключением рефераток) печатаются индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (на первой строке) и инициалы (для машинисток), дата создания документа, имя файла (на второй строке);
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) обычный, размер 9 пт;
    • межстрочный интервал — точно 9 пт.

Например: