8 шагов как оптимизировать работу новых сотрудников

В последние годы термин “онбординг”, означающий процесс внедрение в компанию новых сотрудников, стал весьма популярен в среде HR. В нашей сегодняшней статье мы постараемся рассказать о том, как можно оптимизировать эффективность работы новых сотрудников и ускорить их адаптацию в вашей компании. Этого можно добиться всего за 8 шагов.

Шаг 1. Распределите обязанности

Компания должна четко выстроить процесс внедрения и адаптации новых сотрудников. Для этого необходимо грамотно распределить обязанности по взаимодействию с новичком среди действующих сотрудников компании. Среди основных таких обязанностей можно назвать менторство, обучение должностным обязанностям, ознакомительную экскурсию, рассказ об иерархии, корпоративной культуре и структуре компании, инструктаж по технике безопасности, информационной безопасности и порядку взаимодействия с другими подразделениями. Если за каждое из этих направлений будет отвечать конкретный человек, вливание новичка в коллектив пройдет максимально быстро и незаметно, а текучка кадров уменьшится.

Шаг 2. Составьте руководство

Чтобы не повторять несколько раз одну и ту же вводную информацию для новичков, лучше один раз прописать ее в специальном импровизированном руководстве. А потом предоставить его для ознакомления, причем еще до выхода на рабочее место. Подобное руководство не лишне будет увидеть и ветеранам фирме, чтобы помнить о базовых принципах корпоративной культуры и этики, а также правилах работы с клиентами, даже если они наизусть знают большинство указанных в руководстве пунктов. Некоторые компании в такие мануалы помещают даже глоссарий, то есть специальные термины и жаргонизмы, использующиеся внутри компании. Общение на одном языке позволяет быстрее сплотить команду сотрудников.

Шаг 3. Подготовьте учебную базу данных

Такая база данных может включать различные презентации, мультимедийные материалы, инструкции, стандарты предприятия и прочий полезный контент. Структура базы данных должна быть четкой и прозрачной, чтобы новичок, столкнувшись с любым вопросом по работе, смог найти в ней подробный и исчерпывающий ответ. Хранить ее лучше в электронном виде в локальной сети или на сайте компании, чтобы легко можно было получить доступ и обновить в случае необходимости.

Шаг 4. Определите приоритетную информацию

Крайне важно на старте адаптации новичка определить, какая информация для него критически важна прямо сейчас. И какую информацию нужно донести в личной беседе, а не в виде сообщений или служебных документов. Ни один человек не способен моментально обработать большой массив информации, поэтому новичков в курс дела вводят постепенно. Не менее важно отвечать абсолютно на любые вопросы нового сотрудника, поощряя его активность и любопытство. Это помогает быстрее вовлечь его в нормальный рабочий процесс.

Шаг 5. Поясните процедуру онбординга

Когда вы выполняете все предложенные нами шаги, нужно дать понять новому работнику, почему вы все это делаете. Если новичок четко понимает конечную цель онбординга и того, каких результатов он должен достичь, он будет увереннее и активнее работать на достижение этой цели. Старайтесь объяснять даже мельчайшие подробности, чтобы избежать ошибок в будущем.

Шаг 6. Организуйте обучение

Ни один из действующих сотрудников не сможет заниматься с новичком все время, поэтому важно правильно организовать обучение. Параллельно работника следует добавить в корпоративные чаты, список рассылки и CRM-систему, если таковая имеется. По его активности можно узнать, насколько эффективно продвигается обучение и какие проблемы с адаптацией существуют. Если есть необходимость можно отправить сотрудника на профессиональные курсы индивидуального формата, на которых сотрудник может повысить уровень мастерства и знаний по персональной программе. Перечень всех курсов ОЦ «Лидер» представлен на странице «Все курсы».

Шаг 7. Проведите повторное знакомство

После определенного времени с новичком нужно пообщаться еще раз, преследуя две основных цели: 

• Определить, насколько успешно он адаптируется к работе в компании;
• Ответить на десятки вопросов, которые у него наверняка появятся ко времени данной беседы.

Если понадобится, такое “повторное знакомство” можно проводить неоднократно.

Шаг 8. Контролируйте результаты

Отслеживать динамику в онбординге персонала нужно постоянно. Для подобного мониторинга широко распространена практика опросов, когда нового сотрудника просят указать впечатления о компании, пожелания и предложения, сложности в обучении, текущие задания от руководителя, взаимодействие с ответственными за различные направления онбординга, указанные в первом шаге и многое другое.. Это не тест на знания, а элементарная обратная связь, позволяющая получить информацию о ходе онбординга. Повторять такие опросы стоит хотя бы с недельным интервалом, чтобы держать руку на пульсе бизнес-процессов внутри компании.

Надеемся, что наша статья была для вас полезной. Если вы еще не в числе наших учеников, записывайтесь на курсы Лидер через контактную форму ниже.

• Как оценить работу таргетолога: формулы и расчеты показателей
• 10 преимуществ соцсетей для бизнеса
• «Инфлюенсер кто это?»
• Как продвигать бизнес с помощью рекламы в блогах
• Топ-5 востребованных профессий в сфере красоты